021-26742637 | 021-26742681 | 021-26742612 | 044-32250687 | info@Tsinco.ir

تدبیر سیستم ایرانیان نوین

نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار




سیستم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPMS) قابلیت خودکارسازی و مکانیزه کردن فرایندها و الکترونیک نمودن سرویس‌ها و خدمات سازمان را با حداقل برنامه نویسی خواهد داشت. همچنین امکان فراخوانی و درج اطلاعات (یکپارچه سازی) از سایر نرم‌افزارهای سازمانی مانند نرم‌افزار اتوماسیون اداری از طریق BPMS ایجاد خواهد شد.

پشتیبانی از زبان مدلسازی BPMN2 و قابلیت Versioning و متعاقباً امکان اعمال تغییرات موردنظر بر روی فرایندها از دیگر معیارهای یک سیستم BPMS واقعی بشمار می­رود.

شرکت فنی مهندسی تدبیر سیستم ایرانیان نوین با در اختیار داشتن سیستم هایی مناسب و با کیفیت و ودارا بودن تجربه و دانش اجرایی،سیستم مدیریت فرایند کسب و کار را در سازما ن های متعددی با موفقیت پیاده سازی نموده است.

نمونه هایی از کاربرد های نرم افزار مدریت فرایندهای کسب و کار در سازمان های دولتی و خصوصی

راهبری پروژه های دولتی : مدیریت پروژه

فرآیند مدیریت درخواست با یک زمان محدود ۱۵ دقیقه ای برای کاربران سیستم، ایمن شده است. اطلاعات شخصی مرتبط توسط تمام کاربران وارد می شوند. از فرآیند کاری ما استفاده شده است تا کاربران بتوانند وظیفه خود را با کاربران سیستم های دیگر با یک روش خاص با مهلت زمانی و اخطارهاي مناسب انجام دهند. وظایف می توانند طبق انتخاب مالک آنها، به صورت متوالي یا به صورت یکجا انجام شوند. این وظایف، نقش های خاص در فرآیند درخواست هستند. همچنین، یک لیست از سازمان ها در نظر گرفته شده است و برای اشتراک در میان درخواست کنندگان با آنها به کار می رود. این فرآیندِ مدیریت فرآیند کسب و کار کاملاً به صورت الکترونیک و تعاملي است.

سیستم دولتی : پیگیری مکاتبات

مکاتبات در یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار تحت وب وارد و دریافت می شوند. فرآیند ایجاد پاسخ به صورت اتوماتیک شروع می شود. راه حل، یک منبع مرکزی و قابل جستجو را برای تمام مکاتبات ارائه می دهد و پاسخها به صورتی تعیین شده اند که پاسخ دهندگان می توانند دوباره از مفاد موجود آن استفاده کنند. به کارکنان در مورد موعد زمانی آتی و گذشته اخطار داده می شود. پاسخها به راحتی در میان یک گروه از کارکنان به اشتراک گذاشته می شود که اين امر خطا را در یک ایمیل فردی از بين مي برد. زمانی که پاسخها کامل شوند، پرونده درون سیستم بسته شده و مکاتبات از طریق یک روش منظم ارسال می شوند.

سیستم دولتی : مدیریت کسب سود

این سیستم، یک راه حل يكپارچه است که عملکردها، سیستم ها، پرسنل و تدارکات را در یک چارچوب بر اساس فرآیند و همکاری هاي لازم، به یکدیگر مرتبط می سازد. این راه حل صد در صد تحت وب بوده و اين امر پذیرش آن توسط کارکنان، پیمانکاران و مدیران را افزايش بخشيده و برای تمام ذي نفعان یک سیستم مجزا برای مدیریت تمام فعالیتهای قبل، در طول و پس از استقرار فراهم می نماید. از آنجایی که این سیستم استفاده از بهترین عملکردهای تهیه و تدارکات را استاندارد و منطبق بر فرآیند می سازد، انعطاف پذیری قابل توجهی را برای پذیرش ساده تغییرات مورد نیاز، ارائه می نماید.

مهیا کنندگان خدمات: فناوری اطلاعات

سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار ، کارکنان را از طریق فرآیند بخش «کمکِ و اخطار فناوری اطلاعات» به پرونده های ثبت شده که بر اساس سطح اولویت آنها دسته بندی شده اند هدایت می کند و دید مشخصی را از طریق اخطارهای اتوماتیک فراهم می کند. با ثبت یک پرونده، یک شماره تعیین شده به آن تخصیص می یابد و تأیید آن با یک رسید اعلام می گردد که شماره آن برای کارمند فرستاده مي شود. پیگیری این فرآیند بر اساس نوع درخواست و سطح اولویت تعیین شده براي آن صورت مي گيرد. این پرونده در طول چرخه عمر خود برای تعیین ميزان پیشرفت فعاليت هاي مربوطه، پیگیری می شود. زمانی که موضوع این پرونده حل شود، نتیجه ثبت شده و سابقه پرونده به صورت اتوماتیک به روز شده و به کارکنان اطلاع داده می شود. اگر این مواردي باقی بماند، کارکنان می توانند پرونده را دوباره باز كرده و جریان کار آن را در نقطه مورد نظر مورد بررسی قرار دهند.

خدمات مالی: مدیریت ریسک

در یک موسسه مالی و اعتباری برای افزایش بازده در محدوده کسب و کار جدید، باید محاسبات ريسك و فرآیندهای مميزي کیفیت را به صورت اتوماتیک درآورد. فرآیندهای دستی قبلی نیز به علت عدم توانایی در مقابل تغییرات در کسب و کار و نيازمندي ها با تأخیر و کندی روبرو بودند. در نتیجه، فعالیتهای اجرایی خدمات روزانه ناکافی و با سیستم گسترده نیروی کار پیچیده شده بودند.

با سیستم مبتنی بر مدیریت فرآیند کسب و کار ، مدیریت تأیید پیشنهادهای مبتنی بر نقش برای مطابقت با شیوه های بانکی و انجام مسیریابی اتوماتیک برای کارکنان اعتباری اجرا می شود. در کنار پایگاه داده ها، داده های مدیریت ريسك و داده های پذیرش نیز بدون نیاز به محاسبه دستی در دست کارکنان اعتبارات قرار مي گيرند. همچنین، این سیستم شبیه به استانداردهای سخت و دقیق خصوصی سازی بوده و فرآیند امنيت داده های تعیین کننده مشتری را ارائه می نماید.

خدمات مالی : تأمین اعتبار

ارتباطات کاغذی وارد شده از طریق مشتریان (درخواست وام، یادداشت های راهنما، دستورالعملهایی برای تغییر تخصیص پول بین بودجه ها و غیره) با استفاده از نرم افزار دریافت اطلاعاتي کنترل می شوند، که در محیط مدیریت فرآیند کسب و کار به صورت یکپارچه فعاليت مي كند. سپس سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار اسناد را برای بررسی اولیه به تیم مدیران مشتری منتقل می کند و به صورت اتوماتیک براي انجام اقدام لازم به واحدهای مناسب هدایت می شود. سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار در سیستم های دیگر (مثل مدیریت ارتباط با مشتری) به صورت یکپارچه مراحل مرتبط بر اساس نوع اسناد را آغاز مي کند. تمام وظایف و اقدامات درون واحدی به صورت اتوماتیک، در راستاي تکمیلِ کل جریان کار، مدیریت می شوند. یک منبع مركزي اسناد با قابلیت همکاری به تکمیل فرآیند و اطمینان از کنترل نسخه، سرعت می بخشد.

دستاورد های استفاده از نرم افزار مدیریت فرایندهای کسب و کار

با BPMS دیگر وظیفه (Task) به کارمند مشخصی سپرده نمی‌شود؛ بلکه به یک نقش سازمانی (عنوان شغلی) اختصاص داده می‌شود و مسئولیت این نقش سازمانی را نیز می‌توان به هر نیرویی در سازمان سپرد. سودمندی این روش در این است که اگر نیرویی به هر دلیلی از جمله جابه‌جایی، ترفیع شغلی، اخراج یا هر دلیل دیگری با نفر جدیدی تغییر کرد، تنها کافی است در سیستم نام کارمند جدیدی که مسئول پست سازمانی مورد نظر شده است را ثبت کنیم.

هم‌چنین با وجود BPMS می‌توان از تصمیماتی که به صورت خودکار در جریان فرایند تعریف می‌شوند بهره برد. به عنوان مثال، اگر تاریخ انجام کاری سر رسیده است می‌توان آن را به صورت خودکار به نیروی دیگری در سازمان فرستاد.

با BPMS امکان برنامه‌ریزی قبلی و تعیین هر خروجی محتمل از فرایند را در اختیار داریم. می‌توان از قبل معین کرد که در هر سناریوی محتمل (با توجه به شرط‌ها) در فرایند چه کاری باید صورت بگیرد. آمادگی برای رخ دادن هر سناریوی پیش‌بینی شده باعث کاهش فشار روانی، اشتباهات و مشکلات ناخواسته می‌شود.

با وجود BPMS همهٔ اطلاعات مربوط به اجرای فرایند از قبیل فایل‌ها، نظرات، تصمیمات، زمان‌بندی‌ها و موارد دیگر تنها در یک محل ذخیره می‌شود.

امکان تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد یا همان KPI‌ها برای تحلیل و بهبود فرایند‌های خود را داریم. بر مبنای شاخص‌های کلیدی عملکرد، BPMS به صورت خودکار شروع به گزارش‌سازی می‌کند. با این گزارش‌ها می‌توان به نحوهٔ عملکرد تیم‌های کاری و کل کسب‌و‌کار پی برد و در صورت لزوم تغییرات لازم برای بهبود عملکرد را در بخش‌هایی از فرایند اعمال کرد.

بهره‌گیری از BPMS در سازمان موجب صرف‌جویی در زمان و پول می‌شود. دیگر به فرم‌های کاغذی نیاز نداریم و ارجاع کار‌ها به واحد‌های دیگر به صورت سیستمی، که روشی سریع‌تر و ارزان‌تر است، انجام خواهد شد.

مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار با BPMS به راحتی به ممیزی‌ها پاسخ می‌دهد. در عرض چند ثانیه می‌توان مراحل مختلف فرایند را بررسی کرد و مواردی مانند تصمیم‌گیرندهٔ اصلی و این که چه زمانی چه نوع اطلاعاتی در دسترس چه افرادی بوده است را متوجه شد. همیشه عامل تاخیر در اجرای فرایند و مسئول به وجود آمدن تاخیر شناسایی می‌شود و آخرین نسخه از اسناد را با چند کلیک در برنامه می‌توان پیدا کرد.

فرقی نمی‌کند صاحب یک کسب و کار کوچک باشیم یا یک سازمان بزرگ را اداره کنیم، اجرای گردش کار به وسیلهٔ BPMS کسب و کار ما را مقیاس‌پذیر می‌سازد. می‌توان مطمئن بود که فرایند‌های‌ کسب‌و‌کار طبق برنامه (مدل طراحی و پیاده‌سازی شده) اجرا می‌شوند. شاخص‌ها بدون دخالت عامل انسانی به صورت خودکار ساخته می‌شود و یکپارچه‌سازی سیستم‌ها باعث کاهش خطای انسانی می‌شود.